Documentary data collection: an initial step for information management in the conservation and restoration of cultural heritage

Jaione Korro; José Manuel Valle-Melón; Álvaro Rodríguez Miranda

doi:10.14568/cp27370

Authors

Jaione Korro GPAC‐Built Heritage Research Group, Laboratory for the Geometric Documentation of Heritage University of the Basque Country (UPV/EHU), Justo Vélez de Elorriaga 1, 01006 Vitoria‐Gasteiz, Spain https://orcid.org/0000-0002-2888-3402
José Manuel Valle-Melón GPAC‐Built Heritage Research Group, Laboratory for the Geometric Documentation of Heritage University of the Basque Country (UPV/EHU), Justo Vélez de Elorriaga 1, 01006 Vitoria‐Gasteiz, Spain https://orcid.org/0000-0001-6981-0886
Álvaro Rodríguez Miranda GPAC‐Built Heritage Research Group, Laboratory for the Geometric Documentation of Heritage University of the Basque Country (UPV/EHU), Justo Vélez de Elorriaga 1, 01006 Vitoria‐Gasteiz, Spain; Department of Applied Mathematics, Faculty of Engineering of Vitoria‐Gasteiz, University of the Basque Country (UPV/EHU), Nieves Cano 12, 01006 Vitoria-Gasteiz, Spain https://orcid.org/0000-0002-6961-5543

DOI:

https://doi.org/10.14568/cp27370

Keywords:

Document management, Conservation, Restoration, Databases, Conceptual modelling

Abstract

Architectural heritage documentation is a preliminary step to address any heritage conservation and management problem. However, data collection is often isolated resulting in lack of communication between different data types and incomplete documentation. This text examines the wide-ranging collection of technical and administrative documentation concerning to the successive conservation-restoration works carried out in the monastery of San Millán de la Cogolla de Yuso (La Rioja, Spain) since its declaration as a UNESCO World Heritage site in 1997. The main objective is to propose a document management system which can support an efficient long-lasting safeguard and also allows new uses and additional values. This aim entails the consideration of information retrieval (when the documents are scattered across many archives), classification (a normalised and comprehensive classification chart is lacking for the documents generated in conservation-restoration), and description (a list of metadata needs to be benefit of future users and any other additional uses).

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